Dieses Kapitel kann als Überblick über alle erforderlichen Schritte, quasi als ToDo-Liste für die anzubindende Behörde, verstanden werden. Diese beiden Seiten könnten Ihnen – gern auch einzeln ausgedruckt - als Arbeitshilfe und Checkliste während der Anbindung dienen.

Sollten zu einzelnen Punkten Fragen auftauchen und weitere Detailinformationen benötigt werden, finden Sie diese in den nachfolgenden Kapiteln. Klicken Sie dazu auch auf die Verlinkung in den Überschriften.

Abbildung 1: Nutzerreise aus Perspektive der Vollzugsbehörde

Behörde informiert sich:

  • Insbesondere sind die vertraglichen Grundlagen (Betrieb, Wartung, Support) als auch die Auftragsdatenverarbeitung, Datenschutz- und IT-Sicherheitskonzept zu prüfen mit dem Ziel der möglichen Nachnutzbarkeit des Online-Dienstes.
  • Prüfung der Möglichkeiten der (Landes-)Infrastruktur hinsichtlich des Nachrichtentransports

Vorbereitung durch die Behörde:

  • Datenschutzrechtliche Voraussetzungen müssen getroffen sein (AVV, Artikel26-Vereinbarung, Verwaltungsabkommen o.ä.)
  • Entscheidung für einen Transportweg (OSCI/XTA, FitConnect oder übergangsweise per Filetransfer an die dDatabox, wenn noch keine Fachverfahrensanbindung besteht)
  • FV-Hersteller für Ertüchtigung des FV beauftragen (falls erforderlich)
  • Pflege der Leistung im PVOG bzw. Zuständigkeitsfinder des Landes überprüfen. *1
  • Notwendige Zertifikate beschaffen (OSCI, FITConnect) *2
  • OSCI-Postfach beantragen (OSCI) *3
  • DVDV-Eintrag bei DVDV-pflegender Stelle des Landes beauftragen (OSCI) *4
  • Anbindungsfragebogen ausfüllen*5, u.a.:
    • Organisationseinheit-ID*6
    • PVOG-Link
    • Datenschutzlink*7
    • DVDV-Organisationsschlüssel*8 DestinationID für FITConnect*9
    • Funktionspostfach für Benachrichtigungen einrichten (falls noch nicht vorhanden) *10
  • FV-Anbindung für Trägerländer: technischen Ansprechpartner benennen für den Empfang der Anbindungsinformationen
  • First- und Second Level Support aufbauen (Anwenderunterstützung, Endnutzersupport) auf Landes- oder Kommunalebene

Vorgehen Anbindung an einen Online-Dienst:

  • Finaler E2E-Test nach erfolgter Anbindung
  • Information und ggfs. Schulung der Sachbearbeiter zu neuem Arbeitsablauf
  • URL des Online-Dienstes im PVOG / Landesredaktionssystem hinterlegen
  • Online-Dienst im Serviceportal des Landes / der Kommune / o.a. einbinden, um diesen für die Antragsteller auffindbar zu machen


Legende:

Blaue Schrift →  nur relevant für FITConnect   ||  Violette Schrift →  nur relevant für OSCI  ||   

Grüne Schrift →  nur relevant für dDatabox-Anbindung || Orange Schrift → nur relevant für XTA


Erläuterungen

*1 Pflege der Leistung im PVOG

  • Prüfen, ob die Leistungen im Zuständigkeitsfinder des Landes bzw. PVOG gepflegt sind: → Bitte die Seite: https://servicesuche.bund.de/#/de/ aufrufen und im Feld „Ort oder PLZ eingeben“ eine der Postleitzahlen die von Ihrem Amt vertreten werden sowie im Feld „Anliegen eingeben“ den Namen des Online-Dienstes bzw. den Leistungsschlüssel eingeben.
  • Sollten die Daten für den EfA Online-Dienst nicht vorliegen oder falsch sein, müssen diese über das Landesredaktionssystem gepflegt werden. Wenden Sie sich dazu an den Ansprechpartner für Ihr Landesredaktionssystem.
  • Die Pflege der kommunalen Angaben sowie die Zuordnung der Leistung erfolgt ggfs. im Zuständigkeitsfinder des Landes.
  • Nähere Infos zum Portalverbund Online-Gateway finden Sie hier

*2 Beschaffung eines Software-Zertifikats

  • Die Behörde muss über ein digitales Gruppen- / Funktions-Zertifikat aus der Public-Key-Infrastruktur der Verwaltung (V-PKI) verfügen. DOI-CA Zertifikate werden kostenpflichtig durch die landesspezifische Registrierungsstelle gestellt und ausgeliefert.

*3 OSCI-Postfach

  • Die Behörde muss über ein OSCI-Postfach (alias OSCI-Account) verfügen, um eingehende Antragsnachrichten empfangen zu können.

*4 DVDV-Eintrag

  • Die Anbindung per OSCI-Transport setzt einen DVDV-Eintrag voraus
  • Empfänger der Dataport-Trägerländer (FHH, HB, ST, SH): ausgefüllter DVDV-Fragebogen zur Organisationserfassung muss ausgefüllt werden
  • Andere Länder wenden sich an ihre DVDV-pflegende Stelle des Landes

*5 Anbindungsfragebogen ausfüllen

  • Wird vom Rollout-Team bereitgestellt
  • steht im Land ein SPOC zur Verfügung, der die Anbindungsfragebögen zentral sammelt bzw. ausfüllt

*6 Organisationseinheit-ID (OE-ID)

  • Die OE-ID kann über das Landesredaktionssystem angezeigt werden: Menüpunkt ZF -> Organisationseinheiten -> „OE/Stelle Bezeichnung“ ausfüllen -> Suchen. Über Zahnrad (rechts oben) den Punkt „ID“ auswählen. Die Auflistung der Organisationseinheiten wird durch die Spalte ID ergänzt.
  • Eine detaillierte Beschreibung ist hier zu finden

*7 Datenschutzlink

  • Eine Datenschutzerklärung muss zur Nutzung des Online-Dienstes zwingend vorhanden sein. Der Online-Dienst muss darin explizit erwähnt sein.

*8 DVDV-Organisationsschlüssel

  • Der DVDV-Organisationsschlüssel setzt sich zusammen aus einem Präfix, dem AGS und angehängten ‚0000’
  • Das Präfix ist entsprechend der Behördenkategorie des Online-Dienstes (z.B. wgb für Wohngeldbehörde)
  • Der AGS kann u.a. hier ermittelt werden: Gemeindeverzeichnis | Statistikportal.de

*9 Destination ID

  • Die Destination ID kann im FITConnect SelfService-Portal für die empfangende Behörde eingerichtet werden

 *10 Funktionspostfach eingerichtet haben (Anbindung per dDatabox)

  • An dieses Postfach wird immer eine Benachrichtigung gesendet, wenn ein neuer Antrag in die dDatabox eingegangen ist. Die Email enthält einen Link für den Download des Antrags.
  • Es muss ein Funktionspostfach für die Benachrichtigung mit dDatabox hinterlegt sein (kein persönliches), damit die EMail-Adresse nicht geändert werden muss bei temporärer Abwesenheit oder Wechsel der Verantwortlichen.

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