• Vollzugsbehörde prüft, ob das eigene Bundesland eine Kooperationsvereinbarung mit dem umsetzenden Bundesland geschlossen hat
  • Ansprechstelle/ -person für Nachnutzung von Leistungen benennen
  • Über Verfügbarkeit der Leistungen informieren (Marktplatz für Kommunen/ Informationsportal o.ä.)
  • Nachnutzungsinteresse bei Landeskoordination/ Landesansprechstelle bekunden
  • Abstimmung der Einbindung von Supportlösungen
  • Ggf. Kontakt zum Fachverfahrenshersteller suchen für etwaige IT-Anbindungen (XML etc.)
  • Funktionspostfach für Anträge einrichten
  • Ggf. Anbindung an E-/Fach-Akte
  • Prüfung von Prozessabläufen auf Änderungen
  • Aufgabenteilung zwischen Fachabteilung, IT-Abteilung, IT-Dienstleister, Fachverfahrenshersteller und Land neu definieren
  • Support organisieren; Ggf. müssen Supportstrukturen jenen des Online-Dienstes angepasst werden (115)
  • Notfall-/Ausfallkontakte definieren
  • Rollen- und Rechtemanagement festlegen; hängt eng mit der technischen Dimension zusammen
  • Wissens- und Informationsmanagement aufbauen
  • Beratung der Nutzerinnen und Nutzer durch den Fachbereich; Info über neuen Online-Dienst und Beratung zu Authentifizierung und Nutzung

Beitritt zum Steuerungskreis / Umsetzungsallianz

Der Steuerungskreis trifft die strategischen Entscheidungen für Betrieb und Weiterentwicklung des Onlinedienstes sowie die Release- und die Kostenplanung. Er besteht z.B. aus Vertreter:innen der Fachreferate der mitnutzenden Länder, des zuständigen Bundesministeriums, Vertreter:innen der Bund-Länder-AGs und Vertreter(n) des betreibenden Landes.

Informationen zum Beitritt einer Umsetzungsallianz (Steuerungskreis) können der finalen Vereinbarung der rechtlichen Nachnutzungsmöglichkeit der Bundesländer entnommen werden.

  • Vollzugsbehörde stimmt finanzielle Zuständigkeiten mit dem eigenen Bundesland ab


Support organisieren (1st + 2nd level) / 

Sicherstellung 1st-Level-Support

Eine weitere zentrale organisatorische Voraussetzung ist die Sicherstellung eines so genannten 1st-Level-Supports, der erste Anlaufstelle für Supportanfragen der Bürger:innen bzw. Nutzer:innen des Online-Dienstes ist. Dieser Support soll die initialen Supportanfragen bezüglich des Online-Dienstes sowie zur Verfahrensstruktur des Dienstes abdecken.

Auf der Diensteinstiegsseite des jeweiligen Online-Dienstes werden die Kontaktdaten des 1st-Level-Supports unter "Wer kann mir helfen?" für den Antragsteller sichtbar hinterlegt:

Sollten die Fragen nicht durch den 1st-Level-Support beantwortet werden können (insbesondere bei technischen Problemen), werden die Anfragen nach Bewertung durch zentrale Ansprechpartner:innen in den Kommunen bei Bedarf an den 2nd-Level-Support über­mittelt und durch die fachlichen oder technischen Ansprechpartner:innen (s.o. Ansprechpartner Dataport) geprüft.

Als Beispiel: Schleswig-Holstein nutzt für den 1st-Level-Support die Behördennummer 115. Sofern ein nachnutzendes Land/eine nachnutzende Kommune nicht dem 115-Verbund ange­schlossen ist, muss ein alternativer 1st-Level-Support eingerichtet werden. Zusätzlich müssen die Supportinformationen (Ansprechpartner:innen/Servicenummer etc.) in den jeweiligen Landes­redaktionssystemen gepflegt werden (unabhängig ob 115 oder alternativer Service).

Aufbau einer Projektstruktur bei der nachnutzenden Kommune

Im Rahmen des Anschlusses des Online-Dienstes ist auf Seiten der nachnutzenden Kommune eine geregelte Projektstruktur vonnöten. Diese ermöglicht einen reibungslosen Ablauf in der Kommunikation und eine effizientere Einbindung des Online-Dienstes. Innerhalb dieser Projektstruktur müssen folgende Rollen besetzt werden:  

  • Projektleiter:in
  • Technische Ansprechpartner:in
  • Fachliche Ansprechpartner:in

Diese Rollen können ebenfalls unter einem Funktionspostfach zusammengetragen werden, dennoch müssen die Verantwortlichkeiten intern festgelegt sein. Desweiteren müssen folgende Ansprechpartner bekannt sein, die nicht zwingend von dem Projektteam besetzt sind:

  • Ansprechpartner:in auf Seiten des Fachverfahrens
  • Ansprechpartner:in zu Datenschutz
  • Datenverarbeitende Stelle