Vollzugsbehörde beauftragt bei Bedarf den Fachverfahrenshersteller mit der Ertüchtigung des Fachverfahrens für den Antragsempfang und die Verarbeitung

Sofern die anzubindende Behörde ein Fachverfahren betreibt, muss dieses eventuell im Rahmen der Anbindung an den Online-Dienst angepasst werden. Die hierbei entstehenden Aufwände sind, sofern nicht anders vereinbart, von der jeweiligen Behörde zu tragen. Um die Höhe der Aufwände zu bestimmen, sollte daher frühzeitig das jeweilig herstellende Unternehmen des Fachverfahrens eingebunden werden.


Nachrichtenübermittlung vom EfA-Dienstbetreiber zum eigenen Fachverfahren

Die Daten werden aus dem EfA-Online-Dienst über eine Nachrichtenübermittlungsstelle an den EfA-Dienstteilnehmer übermittelt. Dazu finden zwei Abfragen statt. Zunächst wird über die Zuständigkeitsfinder der Empfänger ermittelt. Im zweiten Schritt erfragt die Kopfstelle über das DVDV die Zieladresse und die Transportzertifikate des EfA-Dienstteilnehmers. Der Transport erfolgt verschlüsselt zum EfA-Dienstteilnehmers. Der EfA-Dienstteilnehmer entscheidet dann selbst, wie die Abholung der Fachnachricht und die Übermittlung der Daten ins Fachverfahren erfolgt. Für eine erfolgreiche Übermittlung muss der EfA-Dienstteilnehmer entsprechend der Vorgaben die Einträge für die Zuständigkeitsermittlung pflegen.

Die Kopfstelle eines Bundeslandes übernimmt die technische Zustellung der Nachricht eines Bundeslandes, aber auch Fehler- oder Störungsprotokollierung und Korrekturen bei nicht erfolgreicher Übertragung einer Nachricht.

Nachrichten in diesem Kontext sind Fachnachrichten (XML gemäß Fachstandard) mit den Antragsdaten sowie die zugehörigen Nachweisnachrichten mit benötigten Nachweisen der antragstellenden Personen.

Eine allgemeinverbindliche Beschreibung aller Rollen und Aufgaben in einem hohen Detailierungsgrad darzustellen ist nur schwer möglich, da die IT-Landschaften und Verfahren der anbindungswilligen Dienstteilnehmer sehr heterogen sind.

In den folgenden Unterkapiteln werden kurz die teilnehmenden Rollen und organisatorischen Strukturen sowie die zu erledigenden Aufgaben dargestellt.

Rollen und Aufgaben für eine erfolgreiche Anbindung

Für die erfolgreiche Anbindung eines EfA-Online-Dienstes werden folgende Rollen benötigt:

Rollen beim EfA-Dienstbetreiber

  • EfA-Dienstbetreiber

Betreiber und Bereitsteller der EfA-Leistung

Rollen beim EfA-Dienstteilnehmer

  • IT-Koordinator

Die Aufgaben eines IT-Koordinators umfassen die Einführung von Protokollen zur Verwendung von IT in mehreren Abteilungen und Projekten. Bereitstellung von Ratschlägen zu den geeignetsten IT-Entscheidungen. Bereitstellung von technischem Support oder Schulungen zu Systemen und Netzwerken

  • IT-Dienstleister

Der IT-Dienstleister wird durch das Land oder die Vollzugsbehörde beauftragt deren IT-Leistungen zu realisieren. Hier kann mehr als einen IT-Dienstleister in einem Land geben.

  • Kopfstellenkoordinator*in des Empfängers

Die Aufgaben eines Kopfstellenkoordinator*in umfasst die Koordination zwischen der Landeskopfstelle, den kommunalen Behörden und dem EfA-Dienstanbieter.

  • Fachverfahrenshersteller

Die Fachverfahrenshersteller stellen die Software zur Bearbeitung von Anträgen in den Behörden zur Verfügung. Je nach Leistung kann es mehr als einen Fachverfahrenshersteller geben.