Administrierende eines Organisationskontos können Funktionspostfächer einrichten. Diese gibt es in zwei Varianten:

  • für die Nutzung von Online-Diensten
  • für die Nutzung ohne Online-Dienste

Wie kann ich ein neues Funktionspostfach für einen Online-Dienst einrichten?

Bei vielen Online-Diensten läuft die Kommunikation über das Funktionspostfach. Dieses ist Teil des Organisationskontos und wurde bei der Registrierung Ihrer Organisation angelegt. Das Funktionspostfach wird von einer oder mehreren Personen mit Administrationsrechten verwaltet.

Je nach Bedarf und Struktur Ihrer Organisation können die Administrierenden die Kommunikation für einen oder mehrere Online-Dienste in einem oder mehreren Funktionspostfächern organisieren. Dafür nutzen sie die Gruppen als Organisationseinheit.

Gruppe einrichten

  1. Im Bereich Administration Gruppenverwaltung finden Sie bestehende Gruppen oder können eine neue Gruppe anlegen.
  2. Dort können Sie einer neuen oder bestehenden Gruppe Nutzende hinzuzufügen und ihnen Online-Dienste zuweisen.
  3. Um eine neue Gruppe anzulegen, klicken Sie in der Gruppenverwaltung auf Gruppe erstellen und legen eine Bezeichnung und optional eine Beschreibung fest.
  4. Im Reiter Benutzer können Sie dieser Gruppe registrierte Nutzende hinzufügen.
  5. Im Reiter Online-Dienste können Sie Gruppe und Online-Dienste verknüpfen.


Hinweis

Es ist möglich, auch mehrere Online-Dienste einer Gruppe zuzuweisen.


  • Nachdem Sie die Gruppeneigenschaften gespeichert haben, legen Sie ein Funktionspostfach an und verknüpfen es mit der Gruppe.
  • Gehen Sie dafür in den Bereich Administration auf Funktionspostfächer und klicken auf Funktionspostfach anlegen. Hier müssen Name und Beschreibung für das Funktionspostfach, sowie die entsprechende Gruppe, ausgewählt werden.
    Hinweis: Berechtigte eines Funktionspostfaches können eine oder mehrere Gruppen sein.
  • Zusätzlich besteht die Möglichkeit, einer einzelnen oder mehreren Personen Zugriff auf das Funktionspostfach zu gewähren. Diese Personen können den mit der Gruppe verknüpften Online-Dienst nicht nutzen, aber das Funktionspostfach einsehen.


Nach erfolgreicher Speicherung haben die Mitglieder, der verknüpften Gruppe(n) und eventuell definierte Personen, Zugriff auf das erstellte Funktionspostfach.


Wie kann ich ein Funktionspostfach anlegen, das nicht mit einem Online-Dienst verbunden ist?

Für Unternehmen und Behörden, die Funktionspostfächer ohne Online-Dienste nutzen wollen, funktioniert es ähnlich. Administrierende des Organisationskontos navigieren im Bereich Administration auf Funktionspostfächer und klicken auf Funktionspostfach anlegen. Hier werden zunächst ein Name und eine Beschreibung für das Funktionspostfach festgelegt. Danach wird geregelt, welche Personen und Gruppen ohne verknüpften Online-Dienst auf das Funktionspostfach zugreifen dürfen.


Hinweis

Berechtigte eines Funktionspostfaches können eine oder mehrere Personen oder eine oder mehrere Gruppen der eigenen Organisation sein.


Nach erfolgreicher Speicherung haben die berechtigten Personen und Gruppen Zugriff auf das Funktionspostfach.