Für die erfolgreiche Anbindung der elektronischen Wohnsitzanmeldung muss die mitnutzende Kommune einige Vorbereitungen treffen.




Projektstruktur für die Anbindung aufbauen 

Im Rahmen des Anschlusses des Online-Dienstes ist auf Seiten der mitnutzenden Kommune im Zusammenspiel mit dem Bundesland eine Projektstruktur für den Anschluss vonnöten. Diese ermöglicht einen reibungslosen Ablauf in der Kommunikation und eine effizientere Einbindung des Online-Dienstes.

Innerhalb dieser Projektstruktur müssen folgende Rollen besetzt werden:

  • Projektleiter:in
  • Technische Ansprechpartner:in
  • Fachliche Ansprechpartner:in

Die Kommunikation kann über ein gemeinsames Funktionspostfach organisiert werden, aber die Verantwortlichkeiten müssen intern festgelegt sein.

Des Weiteren müssen folgende Ansprechpartner:innen bekannt sein, die nicht zwingend von dem Projektteam besetzt sind:

  • Ansprechpartner:in auf Seiten des Fachverfahrens, ggf. IT-Dienstleisters
  • Ansprechpartner:in zu Datenschutz
  • Datenverarbeitende Stelle

Klärung interner Zuständigkeiten

Es ist erforderlich, dass die mitnutzende Kommune innerhalb der Meldebehörde eine Festlegung über die Zuständigkeit für die manuelle Sachbearbeitung der eingehenden XMeld-Nachricht 1704 trifft.

Schulung Mitarbeitenden

Darüber hinaus sollte eine abgestufte Schulung der Mitarbeiter:innen für den Online-Dienst erfolgen:

  • Mitarbeiter:innen erhalten Fachverfahrensschulungen per Schulungstermin oder Video
  • Kommune schult Mitarbeiter:innen für die manuelle Prüfung durch Sachbeabeiter:innen
  • Kommune informiert weitere Mitarbeiter:innen rund um die Funktionalitäten des Online-Dienstes eWA, für den Fall, dass diese vor Ort von Bürger:innen angesprochen werden.

Ein zentrale Schulungsangebot wird in der Regel von der jeweiligen Roll-In Organisation eines Landes für die Kommunen angeboten.

Bereitstellung 1st Level Support

Eine weitere organisatorische Voraussetzung ist die Sicherstellung des sogenannten 1st-Level-Supports, der die erste Anlaufstelle für Supportanfragen der Nutzer:innen des Online-Dienstes ist. Dieser Support soll die initialen Supportanfragen bezüglich des Online-Dienstes sowie zur Verfahrensstruktur des Dienstes abdecken.

Dem 1st-Level-Support werden entsprechende Handreichungen zur Verfügung gestellt (z.B. Anleitungen, FAQ, Nutzerfragen, Fehlerszenarien mit tlw. Screenshots).

Support durch die Behördennummer 115 für Bürger:innen

In Hamburg wird der 1st-Level-Support durch die 115 (Behördennummer 115 für Bürger:innen) übernommen, so dass in Hinblick auf ein landesspezifisches Etablieren der 115-Behördennummer Unterstützungsleistungen/Erfahrungswerte an das mitnutzende Land/die mitnutzende Kommune weitergegeben werden könnten.

Alternativer 1st Level Support

Wenn ein mitnutzendes Land/eine mitnutzende Kommune nicht an den 115-Verbund angeschlossen ist, muss selbstständig ein alternativer 1st-Level-Support eingerichtet bzw. zur Verfügung gestellt werden.

Pflege der Supportinformationen in den Landesredaktionssystemen

Die Supportinformationen (Ansprechpartner:innen/ Servicenummer etc.) müssen in den jeweiligen Landesredaktionssystemen gepflegt werden (unabhängig, ob 115 oder alternativer Service).




Informationen zu dem 2nd- und 3rd-Level Support