Bevor die technischen Schritte eingeleitet werden, prüft die Behörde den Einsatz des Online-Dienstes organisatorisch, finanziell, fachlich und rechtlich. Die Erfüllung dieser Rahmenbedingungen ist essenziell für einen reibungslosen Ablauf und die effiziente Einbindung des Online-Dienstes.

Hier erfahren Sie, wie die Projektstruktur für die Anbindung aufgebaut, interne Zuständigkeiten definiert und Support sowie die Schulung Ihrer Mitarbeitenden sichergestellt werden.

1. Projektstruktur und Ansprechpersonen aufbauen

Für den Anschluss des Online-Dienstes etabliert die mitnutzende Behörde im Zusammenspiel mit dem mitnutzenden Bundesland bei Bedarf eine klare Projektstruktur. 

To-Do für die Behörde:

  • Besetzen Sie folgende Rollen im Kern-Projektteam:
    • Projektleiter:in  
    • Technische Ansprechpartner:in 
    • Fachliche Ansprechpartner:in

  • Bestimmen Sie zudem Ansprechpartner:innen für folgende Bereiche (auch wenn sie nicht Teil des Kern-Projektteams sind): 

    • Fachverfahren (falls zutreffend) bzw. IT-Dienstleister 
    • Datenschutz 
    • Datenverarbeitende Stelle

Tipp zur Kommunikation

Richten Sie ein gemeinsames Funktionspostfach ein, um die Kommunikation im Team zu zentralisieren. Achten Sie jedoch darauf, dass die Verantwortlichkeiten intern vorab fest zugewiesen sind.

2. Interne Zuständigkeiten und Verantwortung klären

Neben der personellen Aufstellung definiert die mitnutzende Behörde intern konkrete Zuständigkeiten sowie rechtlich-finanzielle Rahmenbedingungen. 

To-Do für die Behörde:

  • Organisatorische Zuständigkeit klären: Legen Sie fest, wer für die manuelle Sachbearbeitung der eingehenden Anträge zuständig ist. 
  • Finanzielle Prüfung durchführen: Klären Sie die Kostenübernahme. Oft werden Dienste zentral auf Landesebene eingekauft, sodass für die Kommunen keine direkten Kosten entstehen.
  • Fachliche und rechtliche Prüfung: Stellen Sie die Einhaltung von Datenschutz und IT-Sicherheit in Ihrer Behörde sicher. 

3. EfA-Marktplatz Bestellung tätigen

Der EfA-Marktplatz ermöglicht den bundesweiten Austausch digitaler Leistungen. Um einen Online-Dienst nutzen zu können, ist eine verbindliche Bestellung durch die Behörde oder eine übergeordnete Stelle erforderlich. 

To-Do für die Behörde:

  • Bedarf klären: Prüfen Sie in Absprache mit Ihrer Roll-In Organisation, ob der Dienst bereits zentral für Ihr Land eingekauft wurde. 
  • Dienst bestellen: Falls erforderlich, bestellen Sie den Online-Dienst verbindlich über den EfA-Marktplatz.

In Schleswig-Holstein beziehen die Kommunen bzw. deren Behörden die Landes- und EfA-Dienste grundsätzlich über den OZG-Shop des ITV.SH. Eine zusätzliche Bestellung über den EfA-Marktplatz ist in diesen Fällen nicht erforderlich!

Links zum EfA-Marktplatz

Log-In EfA-Marktplatz

FAQ EfA-Marktplatz

4. Schulung der Mitarbeitenden

Idealerweise bereitet eine abgestufte Schulung alle relevanten Mitarbeiter:innen auf den Online-Dienst vor. In der Regel bietet die Roll-In Organisation des jeweiligen Landes zentrale Schulungsangebote für die Behörden an. 

 To-Do für die Behörde:

  • Sachbearbeitung schulen: Sorgen Sie dafür, dass die betroffenen Personen Fachverfahrensschulungen und Trainings für die manuelle Prüfung (per Schulungstermin oder Video) absolvieren. 
  • Mitarbeitende im Bürgerkontakt informieren: Schulen Sie weitere Mitarbeiter:innen rund um die Funktionalitäten des Online-Dienstes, falls Bürger:innen vor Ort Rückfragen haben. 

5. Bereitstellung des 1st-Level-Supports 

Für Anfragen von Nutzer:innen bezüglich des Online-Dienstes stellt die Behörde oder das nachnutzende Land eine erste Anlaufstelle (1st-Level-Support) sicher.

To-Do für die Behörde: 

  • Support-Abdeckung prüfen: Prüfen Sie, ob der Support über die Behördennummer 115 abgewickelt werden kann. 
  • Alternativen Support einrichten: Falls Ihre Kommune nicht an den 115-Verbund angeschlossen ist, stellen Sie eigenständig einen alternativen 1st-Level-Support bereit. 
  • Supportinformationen pflegen: Hinterlegen Sie die Ansprechpartner:innen und Servicenummern in den jeweiligen Landesredaktionssystemen.

Hinweis zur Problembehebung in der Anbindung von EfA-Online-Diensten

Sollten Probleme bei der Anbindung auftreten, stehen im Bereich Häufig gestellte Fragen (FAQ) nützliche Hilfestellungen zur schnellen und eigenständigen Behebung bereit.