Häufig gestellte Fragen (FAQ) | EfA

Fehlermeldung: "Online Dienst nicht in Reichweite - Leider ist die zuständige Behörde noch nicht an diesen Online-Dienst angeschlossen. Bitte wenden Sie sich direkt an Ihre zuständige Behörde."

Kurzbeschreibung: Die gewünschten Dienste von Dataport können mit der jeweiligen Behörde nicht richtig verknüpft werden, da die zugrundeliegenden Daten im PVOG unvollständig, nicht mehr vorhanden oder mehrfache Einträge für ein und dieselbe Behörde/Fachabteilung vorhanden sind. Dies führt dazu, dass der Dienst für Ihre Behörde nicht angezeigt wird.

Ursachen
Unvollständige/Falsche  Stammdaten	Ihre Behörde ist nicht mit allen notwendigen Adress- und Pflichtfeldern korrekt eingetragen
Falsche/Fehlende  Zuständigkeit	Ihre Behörde ist nicht korrekt für die gewünschten Leistungen und/oder Zuständigkeitsgebiete hinterlegt
Veraltete oder  mehrfache Einträge	Es existieren mehrere oder veraltete Einträge für Ihre Behörde oder mehrere Behörden sind fälschlicherweise für dieselbe Leistung/Region zuständig
Geänderte OE-ID	Die Behörde wurde kürzlich neu angelegt (statt bearbeitet) und erhielt dadurch eine neue Identifikationsnummer (OE-ID)

Lösungsansätze
PVOG-Check	Prüfen Sie mit Ihrer PVOG-pflegenden Stelle auf servicesuche.bund.de die Vollständigkeit des Eintrags, ob mehrfache Einträge existieren und Zuständigkeitsgebiete, sowie Online-Dienste korrekt eingetragen sind.
Meldung & Korrektur	Kontaktieren Sie bei Abweichungen sofort die PVOG-pflegende Stelle oder Ihre Landesredaktion zur Fehlerkorrektur
Sofortmaßnahme bei geänderter OE-ID	Informieren Sie umgehend Ihre Roll-In-Organisation zur Einleitung der Neuanbindung
Prävention	Weisen Sie die PVOG-pflegende Stelle an, Einträge NUR zu "Bearbeiten" und NIEMALS zu "Löschen und Neu anlegen"

Fehlermeldung: Sie erhalten keine explizite Fehlermeldung, da der Antrag nicht korrekt zugestellt wird. Die Indikatoren für das Ausbleiben sind FV-abhängig:

• Mit FV: Keine Sichtbarkeit in ihrem Fachverfahren
• Ohne FV (dDatabox-Anbindung): Ausbleiben der Bestätigungsmail

Kurzbeschreibung: Anträge können zwar versendet werden, kommen aber nicht wie erwartet an. Die Ursache für dieses Problem lässt sich auf drei Aspekte zurückführen:

Ursachen		Lösungsansätze
A. Abgelaufene DVDV-Zertifikate Die Anträge können nicht zugestellt werden, da die notwendigen Zertifikate ungültig sind.	Fehlende Freischaltung: Für den gewünschten OD liegt ein gültiges Zertifikat vor, es ist allerdings noch nicht  freigeschaltet. Zertifikat ist ungültig: Die Gültigkeit des erworbenen Zertifikats ist abgelaufen	Statusprüfung: Wenden Sie sich an ihre DVDV-pflegende Stelle und prüfen Sie den Status des Zertifikats (Ablaufdatum und Widerrufsstatus) Einspielung des Zertifikats: Der öffentliche Schlüssel muss im DVDV, der private Schlüssel im lokalen Fachverfahren/Intermediär hinterlegt werden Prävention: Richten Sie automatische Erinnerungen (90, 60, 30 Tage) für den Zertifikatsablauf ein
B. Fehler im Fachverfahren Anträge werden zwar korrekt zum Endpunkt zugestellt, werden aber nicht von Ihrem Fachverfahren abgeholt	Fehlende Ertüchtigung: Das FV ist noch nicht vollständig für alle  gewünschten Dienste seitens des FV-Herstellers  ertüchtigt worden Fehlende Zugangsinformationen: Die notwendigen Zugangsinformationen vom Dataport Nachrichtenbroker wurden nicht angefordert oder sind nicht korrekt hinterlegt Abholfehler: Das FV kann die Anträge am definierten Endpunkt nicht erfolgreich abholen oder verarbeiten	Komptabilität klären: Stellen Sie mit Ihrem FV-Hersteller sicher, dass das Fachverfahren EfA-kompatibel ist Problembehebung: Bei gefundenen Problemen beim FV-Hersteller EfA-Update/Erweiterung anfragen
C. Fehler beim Mail-Empfang	Spam-Ordner: Die Mail konnte zugestellt werden, befindet sich aber im Spam-Ordner Filter: Die Mail konnte aufgrund von Einschränkungen durch Ihre IT nicht zugestellt werden Abholfehler: Es liegt ein Fehler beim Mailversand vor (fehlerhafter Eintrag der Mailadresse o. ä.)	Mailempfang klären: Stellen Sie mit Ihren IT-Verantwortlichen sicher, dass Sie Bestätigungsmails erhalten können. Prüfung der Adresse: Prüfen Sie mit dem Roll-Out-Team, ob Ihre Mailadresse korrekt gepflegt wurde

Bei Anbindung per dDatabox: Gegebenenfalls kann der Datei-Download von Anträgen durch die IT-Abteilung eingeschränkt sein. Bitte stellen Sie sicher, dass dies entsprechend freigeschaltet ist.

Kurzbeschreibung: Für die Anbindung von Diensten, die sich an Unternehmen richten (z. B. ELiA), fehlt oft die Postfach-ID aus dem „Mein Unternehmenskonto“ (ELSTER).

Ursachen: Kein Elster-Zertifikat, fehlende Postfach-ID oder Nutzung falscher Zertifikate (persönliches statt Organisationszertifikat).

Lösungsansätze
Bedarf klären	Prüfen Sie die Anbindungsunterlagen, ob das Unternehmenskonto nötig ist.
Konto einrichten	Richten Sie „Mein Unternehmenskonto“ mit dem ELSTER-Organisationszertifikat Ihrer Behörde ein.
ID weiterleiten	Teilen Sie die daraus resultierende Postfach-ID Ihrer Roll-Out Organisation mit.

Zur Durchführung einer erfolgreichen Anbindung sind zuallererst organisatorische und technische Voraussetzungen in der Behörde zu schaffen. Im Anschluss kann ein Anbindungsauftrag erteilt werden. Nach erfolgter Anbindung durch Dataport kann der angeschlossene Online-Dienst dann getestet werden und geht schließlich 'live'. Genauere Informationen zur Anbindung und den konkreten Schritten, finden Sie im Bereich Anbindung | EfA.

Hinweise dazu erhalten Sie in den landesspezifischen PVOG-Handreichungen im Service-Bereich.

Woher Sie die Empfängerkennung erhalten, richtet sich nach dem gewählten Transportweg für den Online-Dienst:

FIT-Connect: Die Kennung entspricht der FIT-Connect Destination-ID. Sie erhalten diese, indem Sie den Zustellpunkt im FIT-Connect Self-Service Portal (SSP) anlegen und konfigurieren. Siehe

OSCI/XTA: Die Kennung ist der DVDV-Organisationsschlüssel. Diesen erhalten Sie, indem Sie einen Antrag auf DVDV-Eintragung bei der für Ihr Bundesland zuständigen DVDV-pflegenden Stelle einreichen.

PDF-Anbindung per dDatabox: Als Kennung dient die E-Mail-Adresse Ihres Funktionspostfachs. Die Einrichtung dieses Postfachs erfolgt intern durch die IT-Abteilung bzw. die IT-Verantwortlichen Ihrer Behörde.

Genauere Informationen finden Sie im Bereich B unter Anbindung | EfA.

Eine Anbindung erfolgt i. d. R. bis zum Ende der Folgewoche nach Einreichung des Anbindungsauftrags. Im Idealfall, d. h. wenn alle Anbindungsdaten korrekt und die entsprechenden Mitwirkungspflichten erfüllt sind, kann der Transportweg umgehend eingerichtet werden.

Im Anschluss an die Einrichtung kommt die Bestätigung zur erfolgreichen Anbindung und die Testaufforderung.

Als Behörde haben Sie dann 14 Tage Zeit sich zu melden, wenn es Probleme bei der Antragsübermittlung gibt. Sollten keine Probleme auftreten bzw. keine im Zeitraum gemeldet werden, gilt die Anbindung nach den 14 Tagen als final erfolgt.

Die Daten gehen mit der Löschung einer OE-ID verloren, da sie als verknüpfendes Element die OE-ID enthalten und damit nicht mehr auffindbar sind. Da die Ursache der Löschung nicht bei Dataport liegt, muss die Neu-Beauftragung durch die mitnutzende Behörde erfolgen.

Die Wohngeld-Dienste sind so konzipiert, dass sie standardmäßig nur eine Behörde zur Anbindung an ein Zuständigkeitsgebiet zulassen. Da es so gut wie nie vorkommt, dass mehrere Behörden zuständig sein sollen, ist die Entwicklung des Dienstes in dieser Hinsicht abgeschlossen. Sollten Sie dringenden Bedarf an einer Mehrfachauswahl haben, wenden Sie sich bitte an Ihre Betriebskoordination / Onlinedienste-Leitstelle / Senatskanzlei.

Nur für testende Roll-In Organisationen

Wenn die Behörde von Dataport angebunden, aber als Genehmigungsbehörde im Dienst nicht auswählbar ist, prüfen Sie

bitte, ob der entsprechende Leistungsschlüssel (LeiKa) mit der Behörde im PVOG verknüpft ist.

Nur für testende Roll-In Organisationen

Ursachen	Lösungsansätze
Fehlercode 1: Die Behörde kann nicht aus dem Antrag ausgelesen werden	Versuchen Sie zunächst, diese neu auszuwählen. Prüfen Sie auch, ob der Fehler verschiedene Antragsarten betrifft oder nur bestimmte. Tritt der Fehler wiederholt bei Testvorgängen auf, kontaktieren Sie bitte das Dataport Roll-Out.
Fehlercode 2: Die Behörde hat keine valide Postfach-ID.	Prüfen Sie zunächst die Postfach-ID der Behörde und ob diese der entspricht, die an Dataport im Anbindungsauftrag übermittelt wurde. Achten Sie darauf, dass beim Auslesen das Funktionspostfach ausgewählt ist. Gibt es hier keine Abweichung, kontaktieren Sie das Dataport-Roll-Out zur weiteren Klärung. Kopieren Sie dazu den Fehlercode (ID, Uhrzeit, Datum) und dokumentieren Sie ggf. Ihre Postfach-Konfiguration mit Screenshots.
Fehlercode 3: Technischer Fehler oder fehlerhafte Anbindungskonfiguration.	Dieser Fehler deutet auf ein Problem mit einer anbindungsrelevanten Schnittstelle hin. Kontaktieren Sie bitte das Dataport-Roll-Out zur weiteren Klärung. Kopieren Sie dazu den Fehlercode (ID, Uhrzeit, Datum) und dokumentieren Sie ggf. die Erzeugung des Fehlers mit Screenshots.
Fehlercode 4: Die PostfachID der Behörde kann nicht gefunden werden.	Dies kann auf eine fehlerhafte Anbindung oder ein Problem mit der Servicekonto der Behörde hinweisen. Evt. wurde dieses gelöscht und neu. Prüfen Sie die Einstellungen im Behördenkonto. Sollte diese korrekt sein, kontaktieren Sie das Dataport-Roll-Out zur weiteren Klärung. Kopieren Sie dazu den Fehlercode (ID, Uhrzeit, Datum) und dokumentieren Sie ggf. die Erzeugung des Fehlers mit Screenshots.

Ursache sind vermutlich fehlende Berechtigungen im Servicekonto. Der Admin kann folgende Einstellungen prüfen:

Zunächst bitte prüfen, ob der Benutzername des E-Mail-Empfängers im Funktionspostfach aktiviert ist.
Außerdem kontrollieren, ob der Benutzer im Behördenkonto für den Dienst ELiA berechtigt wurden.

Wenn beim Anlegen des Mitnutzers diese Fehlermeldung eingeblendet wird, bedeutet dies, dass dessen E-Mail-Adresse bereits für ein anderes Servicekonto benutzt wird. Eine multiple Nutzung ist aus Sicherheitsgründen nicht möglich.

Zwei Optionen stehen zur Lösung bereit:

1. Der Mitnutzer hat eine weitere E-Mail-Adresse, die der Admin für die Zuordnung zum Behördenkonto nutzen kann.
2. Der Mitnutzer muss seine bereits verwendete E-Mail-Adresse freigeben lassen. Dazu geht er folgendermaßen vor:
   1. Mitnutzer meldet sich in seinem Servicekonto an
   2. Er ruft „Mein Bereich“ auf und dort in der Kachel „Unternehmensdaten“ (bzw. „Behördendaten“)…
   3. …klickt er den Link „Administratoren anzeigen"
      
   4. Er kontaktiert einen der dort aufgeführten Admins und bittet diesen, dass dort verknüpfte Servicekonto des Mitnutzers zu löschen.
   5. Nun kann der Mitnutzer über die E-Mail-Adresse zu einem neuen Servicekonto eingeladen werden.

Nur ein Admin kann Konten löschen. Er kann sowohl sein eigenes als auch ein Mitnutzerkonto löschen, das seinem verwalteten Konto zugeordnet ist.

So löscht er einen Mitnutzer:

1. Er ruft im Servicekonto den Administrations-Bereich „Benutzer“ auf.
2. Durch Anhaken des entsprechenden Namens wählt er den zu löschenden Benutzer aus.
   
3. Durch das Auswählen wird oben ein „Löschen“-Button angeboten.
4. Mit Klick auf den Button wird das Mitnutzerkonto gelöscht.
   

Die häufigste Ursache für diese Fehlermeldung ist eine fehlende Berechtigung zur Nutzung des Dienstes. Als Admin prüfen Sie daher, ob für den betroffenen Nutzer die Berechtigung für den Online-Dienst aktiviert ist:

Wird einem Mitnutzer in seinem Servicekonto kein Dropdown zur Auswahl verschiedener Postfächer angeboten, ist dieser noch nicht für das ELiA-Funktionspostfach des Behördenkontos freigeschaltet (oder er befindet sich in einem nicht zugeordneten Servicekonto). Sofern der Mitnutzer korrekt zugeordnet ist (maßgeblich ist die E-Mail-Adresse) nimmt der Admin die Aktivierung für das Funktionspostfach vor:

Nach Anmeldung und Zugriff auf den Antrags-Download werden keine Antragsdaten gefunden, es erscheint die Fehlermeldung „Sie haben keine Berechtigung auf angeforderte Ressource zuzugreifen.“

Diese Meldung deutet auf einen technischen Anbindungsfehler hin.

Der Admin prüft zunächst, ob das Problem auch andere berechtigte Mitarbeiter Ihrer Behörde betrifft. Dokumentieren Sie Datum und Uhrzeit der Antragsbenachrichtigung und des Anmeldeprozesses und wenden sich damit an Ihre Roll-In-Organisation, die das Dataport Roll-Out zur Klärung kontaktieren wird.

Wir empfehlen auch für das Servicekonto (ebenso wie für die Verwaltung der ELSTER-Benutzerkonten) gleich zu Beginn mindestens einen Co-Admin zu bestimmen.

Dies können Sie gleich beim Anlegen der neuen Benutzer einrichten oder auch nachträglich ein Mitnutzer-Konto in ein Admin-Konto umwandeln.

Durch Aktivierung dieses Schieberegels erhält der Mitnutzer Admin-Rechte.

Sollte es in der Testphase zu Problemen kommen, die auf einen technischen Fehler hinweisen (s. auch FAQ) kontaktiert Ihre Roll-In-Organisation direkt das Dataport-Rollout zur Klärung.

Kommt es nach der Testphase zu einem Fehler, kontaktiert die Roll-In-Organisation den ELiA Service Owner (Online-Dienste Leitstelle Schleswig-Holstein), der die Bearbeitung beauftragt.

Jederzeit;

• Bei Fragen zum Servicekonto hilft das Gemeinsam Online-Team.
• Bei Fragen zu den Organisationszertifikaten nutzen Sie den ELSTER-Support.
• Bei Fragen zur Berechtigungssteuerung der ELSTER-Zertifikate in „Mein Unternehmenskonto“ schreiben Sie an support@meinuk.de